Risikomanagementsystem

Risikobericht

Die weltweite Geschäftstätigkeit des FUCHS PETROLUB Konzerns sowie dessen operativer Gesellschaften auf dem Gebiet der Schmierstoffe und verwandter Spezialitäten ist mit einer Vielzahl von Risiken konfrontiert, die aus dem unternehmerischen Handeln resultieren können. Dieses unternehmerische Handeln besteht jedoch nicht nur aus Risiken, sondern bietet gleichzeitig auch zahlreiche Chancen, die für den Ausbau und die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu erschließen und zu nutzen sind.

Risikomanagementsystem des Konzerns
Das Risikomanagementsystem (RMS) des FUCHS PETROLUB Konzerns ist ein nachvollziehbares und alle Unternehmensaktivitäten und -prozesse umfassendes System. Es entspricht der Gesamtheit aller organisatorischen Regelungen und Maßnahmen zur Risikoerkennung und zum Umgang mit den Risiken der unternehmerischen Tätigkeit. Ferner ist es Bestandteil der FUCHS Planungs-, Steuerungs- und Berichterstattungsprozesse in allen operativen Einheiten sowie den Zentralfunktionen. Das Interne Kontrollsystem (IKS) ist integriert in das Risikomanagementsystem. Nachfolgend werden beide Systeme in einer zusammengefassten Darstellung erläutert.

Das unternehmensweite Risikomanagement- und das Interne Kontrollsystem wurden auf der Grundlage eines allgemein anerkannten Rahmenwerks (COSO-Modell – Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) eingerichtet. Umfang und Ausrichtung des Risikomanagementsystems werden durch den Vorstand unter Berücksichtigung der unternehmensspezifischen Anforderungen festgesetzt und ggf. angepasst. Auch angemessene und funktionsfähig eingerichtete Systeme bieten jedoch keine absolute Sicherheit hinsichtlich der Identifikation und Steuerung von Risiken.

Das Risikomanagementsystem bedient sich der folgenden Elemente: Strategische Planung, Mittelfristplanung und Budgetierung, Reporting und permanentes Controlling, Risikoberichtswesen, Internes Kontrollsystem der Aufbau- und Ablauforganisation sowie Interne Revision. Um Risiken möglichst zu vermeiden oder ihnen erforderlichenfalls rechtzeitig begegnen und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten zu können, werden Risiken frühzeitig und systematisch identifiziert, beurteilt, kontrolliert und dokumentiert. Ein wichtiges Instrument zur globalen Risikosteuerung bilden die regelmäßig vorgenommenen Risikoinventuren. Diese werden vom Management der operativen Gesellschaften (halbjährlich) sowie in den Zentralfunktionen (jährlich) durchgeführt und dienen der Risikoerfassung an dem Ort, an dem die Risiken entstehen bzw. an dem die entsprechenden Fachleute zur Bewältigung dieser Risiken tätig sind. Darüber hinaus wird bei Auftreten von wesentlichen neuen Risiken ad hoc berichtet. Die Risiken werden unter Verwendung geeigneter Risikokategorien identifiziert und bezüglich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit sowie der Brutto- (d. h. vor dem Ergreifen von Gegenmaßnahmen) und Netto-Schadenshöhe (d. h. nach dem Ergreifen von Gegenmaßnahmen) bewertet. Die Bewertung der Schadenshöhe erfolgt in der Regel auf Grundlage der Auswirkungen auf das EBIT. Für Auswertungs- und Analysezwecke erfolgt eine Berechnung des Schadenserwartungswertes. Die Erfassung der Risikodaten wird über ein intranetbasiertes System durchgeführt.

Das Interne Kontrollsystem des FUCHS PETROLUB Konzerns besteht aus einer dreistufigen Kontrollhierarchie und umfasst Kontrollen auf der Unternehmensebene zur Steuerung und Überwachung des Gesamtunternehmens, einzelner Geschäftsprozesse und einzelner Geschäftsvorfälle. Auf der Ebene des Gesamtunternehmens existieren Vorgaben wie beispielsweise ein Verhaltenskodex, Corporate Governance Berichte und Konzernrichtlinien sowie Routinen und Institutionen wie die Risikoberichterstattung, der Prüfungsausschuss sowie die Interne Revision. Die Konkretisierung der Vorgaben erfolgt dabei auf den nachgelagerten Stufen der Kontrollhierarchie. Die Überwachung der einzelnen Geschäftsprozesse vollzieht sich über ein angemessenes und zeitnahes Berichtswesen, welches neben der Finanzberichterstattung weitere konzernrelevante Meldungen wie z. B. Hochrechnungs-, Budget- und Compliance-Berichte beinhaltet. Zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Finanzberichterstattung sind sowohl lokal in den Einzelgesellschaften wie auch in der Zentrale in Mannheim organisatorische Vorkehrungen implementiert (z. B. Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips, Genehmigungsprozeduren, Funktionstrennungen, EDV-Zugriffsregelungen etc.).

Das Interne Kontrollsystem wird unter Festlegung ausgewählter Schwerpunkte (inklusive der internen Kontrollen zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Finanzberichterstattung) regelmäßig durch die Interne Revision überprüft. Dies erfolgt im Rahmen des jährlich aufzustellenden Prüfungsplans und der darin enthaltenen Funktionsprüfungen der einzelnen Bereiche. Daneben werden die Ergebnisse der Jahresabschlussprüfungen vom Konzernrechnungswesen und der Internen Revision nachverfolgt. Beide Abteilungen sind direkt dem Finanzvorstand der FUCHS PETROLUB AG unterstellt. Der Aufsichtsrat erhält eine regelmäßige Berichterstattung über die Ergebnisse der Risikoinventuren sowie über die Ergebnisse der Revisionsprüfungen.

Das Risikomanagementsystem hinsichtlich des (Konzern-Rechnungslegungs-prozesses verfolgt konkret das Ziel, alle der Ordnungsmäßigkeit entgegenstehenden Auswirkungen auf den (Konzern-) Jahresabschluss frühzeitig zu erkennen und abzubilden. Zum Zweck einer regelmäßigen Überprüfung erkannter Risiken soll das unternehmens-übergreifende Interne Kontrollsystem mit hinreichender Sicherheit gewährleisten, dass

- die buchhalterischen Aufzeichnungen sämtliche Transaktionen sowie die Verwendung von Vermögensgegenständen des FUCHS PETROLUB Konzerns ordnungsgemäß und genau abbilden;
- Transaktionen in Übereinstimmung mit den International Financial Reporting Standards ( IFRS) buchhalterisch aufgezeichnet werden und für die Erstellung des (Konzern-) Jahresabschlusses nach IFRS zur Verfügung stehen sowie
- ein Missbrauch von Vermögensgegenständen vermieden und ggf. frühzeitig entdeckt wird.

Das Rechnungswesen des FUCHS PETROLUB Konzerns ist grundsätzlich dezentral organisiert. Auf der Grundlage weitreichend vereinheitlichter IT Systeme umfasst die Finanzberichterstattung neben dem Jahresabschluss noch Monats- und Quartalsabschlüsse, deren Inhalte konzernintern regelmäßig auf Vollständigkeit, Genauigkeit und Plausibilität analysiert und überprüft werden.

Die Einheitlichkeit der Abbildung von Transaktionen in der Rechnungslegung wird durch eine Reihe konzernweiter Vorgaben wie dem Bilanzierungs-handbuch (FUCHS Accounting Manual), der Finanzrichtlinie, Investitions-richtlinie, Forderungsrichtlinie und Richtlinie für den Intercompany-Zahlungsverkehr sichergestellt. Änderungen bezüglich bestehender Vorschriften zur Rechnungslegung werden zeitnah unter Berücksichtigung der Auswirkungen auf den Konzernjahresabschluss des FUCHS PETROLUB Konzerns analysiert und ggf. an die Konzerngesellschaften zur Umsetzung kommuniziert.

Die KPMG hat im Rahmen der (Konzern-) Jahresabschlussprüfung bestätigt, dass das Risikofrüherkennungssystem von FUCHS PETROLUB geeignet ist, bestandsgefährdende Risiken frühzeitig zu erkennen. Im Rahmen der Prüfung der KPMG ergaben sich keine Feststellungen zu wesentlichen Schwächen im rechnungslegungsbezogenen Internen Kontrollsystem.

Einzelrisiken
Gesamtwirtschaftliche Risken
Die globale Geschäftstätigkeit des FUCHS PETROLUB Konzerns erfordert eine Auseinandersetzung mit den wirtschaftlichen und / oder politischen Chancen und Risiken in den Ländern, in denen FUCHS tätig ist. Wesentliche Risiken bestehen in der Volatilität der Rohstoffkosten, einer möglichen Verschärfung geopolitischer Spannungen sowie den nach wie vor bestehenden Unsicherheiten bezüglich der weiteren Auswirkungen der weltweiten Finanzkrise auf die Realwirtschaft. Da wir mit 54 operativen Gesellschaften in 43 Ländern vertreten sind, eine Vielzahl von Schmierstoffen und verwandten Spezialitäten für eine Vielfalt von Anwendungen herstellen sowie an über 100.000 Kunden in mehr als 100 Ländern liefern, verfügt der FUCHS PETROLUB Konzern über eine ausgewogene Struktur. Das Risiko der Abhängigkeit von einzelnen Gesellschaften, Produkten, Kunden, Branchen oder Regionen wird dadurch minimiert.

Branchenrisiken
Technologischer Vorsprung und Innovationskraft sind zwei Maßnahmen, um branchentypischen Risiken, wie zum Beispiel dem intensiven Wettbewerb auf den Absatzmärkten, entgegentreten zu können. Das Unternehmen ist dabei in strategisch bedeutsamen Nischen und Geschäftsfeldern Technologieführer. Die ständige Forschung für die Entwicklung neuer Produkte sowie die Weiterentwicklung bestehender Produkte bildet die Grundlage für die Festigung und den Ausbau der Marktstellung. Die anwendungstechnische Betreuung unterstützt die partnerschaftlichen Forschungs- und Entwicklungsarbeiten direkt beim Kunden, wobei ständig Schmierstoffe für neue Maschinen, Bauteile, Aggregate und Fertigungsprozesse entwickelt werden. Die Profitabilität des Konzerns wird auch künftig durch diese Innovations- und Nischenstrategie, die globale Präsenz, den hohen
Spezialisierungsgrad und ein permanentes Kostenmanagement unterstützt.

Die Vorregistrierung für die europäische Chemikalienverordnung REACH (Registration, Evaluation, Authorisation of Chemicals) ist abgeschlossen und es wurden sämtliche personelle wie organisatorische Maßnahmen ergriffen, um den Vorgaben zu entsprechen und die Weiterentwicklung zu kontrollieren.

Die am 20. Januar 2009 in Kraft getretene GHS- (Globally Harmonised System) Verordnung verfolgt das Ziel der Einführung eines weltweit einheitlichen Systems zur Einstufung und Kennzeichnung von Chemikalien. Dies führt zu einer neuen Wertung der Toxizitätseigenschaften von Stoffen und Zubereitungen. Produkte aus dem FUCHS-Sortiment könnten kennzeichnungspflichtig werden oder einem Verkaufsverbot unterliegen. Als Gegenmaßnahmen wurden vorhersehbare Änderungen zur Einführung von GHS mit Alternativformulierungen unterlegt. An weiteren Alternativen
wird bereits gearbeitet. Ferner wurden Strukturen geschaffen, um die Einführung von GHS weltweit zu unterstützen.

Beschaffungsrisiken
Der Anstieg der Preise für Rohmaterialien – insbesondere Basisöle und Additive – stellt wegen der Verfügbarkeit, Marktveränderungen und der Oligopolstellung von Lieferanten ein besonderes Risiko dar. Der zentrale Einkauf beobachtet ständig die gegenwärtig feststellbaren Volatilitäten auf den Beschaffungsmärkten, um frühzeitig auf Entwicklungen reagieren zu können. Die weitere Sicherung der Grundölversorgung wird durch eine breitere Bezugsbasis unterstützt.

Vorratsrisiken
Die hohe Anzahl an Kunden bei einer gleichzeitig großen Breite des Produktportfolios erfordert in Verbindung mit kurzen Lieferzeiten eine breite Basis an Vorräten sowohl bei Rohstoffen als auch bei Fertigprodukten sowie Verpackungsmaterialien. Das Management des Vorratsbestands ist effizient organisiert, so dass diesen Anforderungen gruppenweit entsprochen werden kann. Angesichts deutlich erhöhter Volatilität sowohl bei den Beschaffungspreisen als auch in der Kundennachfrage entstehen Bewertungsrisiken, die durch eine verlustfreie Bewertung angemessen berücksichtigt sind.

Risiken aus dem Forderungsbereich
Die bestehenden Unsicherheiten im Zusammenhang mit der weltweiten Finanzkrise sowie deren Auswirkungen auf die Realwirtschaft sind auch in Verbindung mit der Liquiditätssituation bei unseren Kunden stetig zu beobachten. Die Einzelgesellschaften sowie das Controlling des FUCHS PETROLUB Konzerns haben daher Frühwarnsysteme eingeführt, wodurch die Altersstruktur, die Einhaltung der Zahlungsziele der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen pro Kunde bzw. Gesellschaft sowie deren Bonität überprüft und kontrolliert werden. In den periodisch durchgeführten internen Revisionsprüfungen wird die Durchführung der Maßnahmen zusätzlich kontrolliert.

Risiken aus Forschung und Entwicklung
Der nachhaltige Markterfolg des FUCHS PETROLUB Konzerns basiert auf der raschen Innovationsfähigkeit und dem hohen Spezialisierungsgrad. Risiken bestehen dabei in der hohen Komplexität und beschränkten Kalkulierbarkeit von Forschungs- und Entwicklungsprojekten. Wir verfolgen eine Strategie der Risikominimierung, indem die meisten Produkte in Kooperation und Abstimmung mit unseren Kunden entwickelt werden. Weitere Maßnahmen erfolgen über die gemeinschaftliche Forschung im Verbund mit Universitäten oder entsprechenden Forschungsstellen, die einen wichtigen Beitrag zur Förderung der Innovationsfähigkeit und des hohen Spezialisierungsgrads leisten.

Finanzrisiken
Für die wesentlichen Finanzrisiken, wie Währungs- und Zinsänderungsrisiken, bestehen vom Vorstand genehmigte, detaillierte Richtlinien und Vorgaben, die durch den Zentralbereich Treasury der FUCHS PETROLUB AG überwacht und gesteuert werden. Währungsrisiken werden (sofern erforderlich) durch eine fristen- und währungskongruente Finanzierung sowie durch den Einsatz von Deriva ten reduziert, die ausschließlich zu Sicherungszwecken abgeschlossen werden. Wesentliche Zinsrisiken bestehen zurzeit nicht. Durch die Bonität von FUCHS ist das Refinanzierungsrisiko gering. Es besteht eine ausreichende Liquidität.

Währungsrisiken bestehen aus (operativen) Transaktionsrisiken (Einnahmen und Ausgaben in Fremdwährung), die u. a. aus der Beschaffung von Rohstoffen resultieren, sowie Translationsrisiken (Umrechnung von Bilanzen / Gewinn- und Verlustrechnungen außerhalb des Euroraums in Euro), die sich aus der Währungsumrechnung für einzelne Gesellschaften zu verschiedenen Stichtagen ergeben.

Transaktions- und Translationsrisiken sind auf Konzernebene gegenläufig und haben einen kompensierenden Effekt.

Pensionsrisiken
Die Pensionsrisiken resultieren im Wesentlichen aus leistungsorientierten Versorgungssystemen, aus denen sich langfristige Zahlungsverpflichtungen ergeben, die von der Entwicklung biometrischer Faktoren sowie Gehalts- und Rententrends abhängen. Daneben führen Änderungen des Diskontierungsfaktors zu entsprechenden Bewertungsänderungen der Pensionsverpflichtungen. Leistungsorientierte Pläne bestehen im Wesentlichen in Deutschland und noch in den USA und England, bei denen für Neuzusagen zwischenzeitlich bereits das beitragsorientierte System eingeführt wurde.

Bestehende leistungsorientierte Versorgungszusagen in den USA wurden 2009 eingefroren und auf ein beitragsorientiertes System umgestellt. Die UK-Pensionsverpflichtungen für Rentner werden im Jahr 2010 auf eine Lebensversicherung übertragen. In Deutschland wurde das Versorgungswerk grundsätzlich bereits 1983 geschlossen.

Die zur Abdeckung der Versorgungsverpflichtungen in den USA und England reservierten Deckungsmittel („plan assets“) sind im Kapitalmarkt angelegt und unterliegen entsprechenden Anlagerisiken, die durch verschiedene Maßnahmen beschränkt sind. Das Anlagemanagement erfolgt nach unseren Vorgaben durch professionelle Fondsmanager.

Rechtliche, regulatorische und Standortrisiken
Die den Konzern betreffenden Regelungen und Gesetze beinhalten rechtliche Risiken, gegen die sich FUCHS durch eine umfassende rechtliche und versicherungsrechtliche Beratung sowie durch eigene Fachleute schützt. Es besteht ein angemessener Versicherungsschutz. Die weiterhin bestehenden Unsicherheiten im Zusammenhang mit der Wirtschafts- und Finanzkrise könnten darauf durch den Ausfall von Versicherern eine negative Auswirkung haben.

Zurzeit sind keine Rechtsstreitigkeiten anhängig oder angedroht, die einen wesentlichen Einfluss auf die Gesellschaften des FUCHS PETROLUB Konzerns haben. Allerdings ist derzeit die rechtliche Stellung der Mitgesellschafter bei einem unserer beiden Gemeinschaftsunternehmen im Mittleren Osten unklar. Die wirtschaftlichen Folgen lassen sich zurzeit nicht abschätzen. Der Beitrag des Gemeinschaftsunternehmens zum Ergebnis vor Zinsen und Steuern (EBIT) des FUCHS PETROLUB Konzerns liegt unter 5 %.

Mit der internationalen Geschäftstätigkeit des FUCHS PETROLUB Konzerns sind lokale Steuerpflichten verbunden. Im Fall steuerlicher Risiken wurde eine ausreichende Vorsorge getroffen. Steuerliche Risiken mit einem wesentlichen Einfluss auf den Konzern sind nicht bekannt. Weitere mit der internationalen Geschäftstätigkeit zusammenhängende Risiken kommen aus den Bereichen Produkthaftung, Wettbewerbs- und Kartellrecht, Rückrufaktionen, Arbeitssicherheit, Patentrecht, Markenrecht sowie Umweltschutz. Der FUCHS PETROLUB Konzern hat dafür eine Compliance-Organisation inklusive eines Compliance-Komitees und entsprechende Berichtswege eingerichtet sowie Schulungsmaßnahmen durchgeführt, um den daraus resultierenden Risiken angemessen begegnen zu können. Wesentliche Risiken sind hierzu nicht bekannt. Weitere Gegenmaßnahmen bestehen in der kontinuierlichen Verbesserung der Aufbau- und Ablauforganisation, des Qualitätsmanagements
und im angemessenen Versicherungsschutz.

Mit der globalen Präsenz entstehen bestimmte Länder- und Standortrisiken. Mögliche Risiken sind in diesem Zusammenhang Naturgewalten, Pandemien, Terror, Verstaatlichung oder Enteignung von Wirtschaftsgütern, rechtliche und regulatorische Risiken, Kapitaltransferverbot, Krieg und sonstige Unruhen. Die Sicherheitsmaßnahmen an diesen Standorten werden ständig neu überprüft, bewertet und entsprechend angepasst. Das politische Risiko wird bei einzelnen Investitionsvorhaben berücksichtigt. Das Risiko durch Sach- und Haftpflichtschäden, Transportschäden sowie mögliche Betriebsunterbrechungen ist durch gruppenweit bestehende Versicherungsprogramme angemessen abgedeckt.

Risiken aus Akquisitionen und Investitionen
Aus der Komplexität von Akquisitions- und Investitionsprojekten können auch Risiken resultieren. Der FUCHS PETROLUB Konzern verfügt über festgelegte Abläufe und Verfahren zur Steuerung und Minimierung solcher Risiken.

Risiken aus Akquisitions- und Investitionstätigkeiten sind derzeit nicht erkennbar.

Risiken der Informationstechnologie
Die organisatorische und IT-technische Vernetzung von Standorten und Systemen beinhaltet weitere Risiken. Diese bestehen in der zunehmenden Komplexität von elektronischen Kommunikationstechniken, welche zu Datenverlust oder -diebstahl, Betriebsstörungen und -unterbrechungen sowie zum kompletten Systemausfall führen können. Hierfür wurden Prozesse, Richtlinien und Maßnahmen entwickelt, um den Risiken angemessen begegnen zu können. Ferner werden regelmäßig Investitionen in moderne Hard- und Software, die Implementierung detaillierter Back-up- und Recovery- Prozeduren sowie der Einsatz von Virenscannern und Firewalls durchgeführt. Umfassende Schulungen aller Mitarbeiter ermöglichen, mit dem neuesten Kenntnis- und Entwicklungsstand Schritt halten zu können.

Derzeit sind keine IT-relevanten Risiken für den FUCHS PETROLUB Konzern erkennbar.

Personalrisiken
Personalrisiken ergeben sich aus der Fluktuation von Mitarbeitern in Schlüsselpositionen sowie bei der Akquise und Entwicklung von Fach- und Führungskräften. Der FUCHS PETROLUB Konzern begegnet diesen Risiken durch intensive Weiterbildungsprogramme sowie leistungsgerechte Vergütungspakete, Stellvertreterregelungen und frühzeitige Nachfolgeplanungen.

Wesentliche Risiken aus dem Personalbereich sind momentan nicht erkennbar.

Produkt- und Umweltschutzrisiken
Die Herstellung chemischer Produkte beinhaltet Risiken, die mit der Produktion, Abfüllung, Lagerung und dem Transport von Rohstoffen, Erzeugnissen und Abfällen verbunden sind. Ein Störfall kann Personen- und Umweltschäden zur Folge haben sowie Produktionsausfälle verursachen. Um möglichen Risiken in diesen Bereichen zu begegnen, werden bei Bau, Betrieb und Instandhaltung von Produktionsanlagen hohe (sicherheits-) technische Standards angewendet. Neben der konsequenten Überwachung der Qualitätsstandards zur Vermeidung von Betriebsstörungen führt FUCHS gezielte Maßnahmen zur Einhaltung des Boden- und Gewässerschutzes durch. FUCHS ist zudem branchenüblich gegen eventuell daraus resultierende Schäden versichert. Für bekannte Produkt- und Umweltrisiken wurde aus heutiger Sicht ausreichend Vorsorge geschaffen.

Sonstige Risiken
Wesentliche sonstige Risiken sind derzeit nicht erkennbar.

Gesamtrisiko
Die aus der weltweiten Finanz- und Wirtschaftskrise resultierenden Unsicherheiten können die konjunkturelle Entwicklung weiter belasten und bei FUCHS weiterhin zu Umsatz- und Ertragsrisiken führen. Aus heutiger Sicht sind jedoch keine Risiken erkennbar, die den Fortbestand des Konzerns
gefährden.

Für die typischen Geschäftsrisiken, deren Eintritt einen wesentlichen Einfluss auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Konzerns haben könnte, ist Vorsorge getroffen.

Gleichzeitig bietet die solide finanzielle Lage des FUCHS PETROLUB Konzerns in Verbindung mit seiner weltweiten Präsenz, der breiten Kundenbasis sowie den umfassenden Problemlösungsangeboten für seine Kunden die Chance, die Marktstellung weiter zu festigen und auszubauen und auch künftig im Umsatz und Ertrag zu wachsen.